Für die Suche nach digitalen Fotos (digital-born) gilt die folgende Systematik:

Die Bildarchivnummer besteht aus Klara-ID (6-stellig), Herkunftskürzel (3-stellig) , Datum (JJJJ_MM_TT) sowie der Lfd. Nr. (_###).

Beispiel: 030300BAD2015_09_06_001

Es muss nicht die komplette Bildarchivnummer eingegeben werden. Die Eingabe von Teilstücken reicht manchmal aus. So findet die Suche nach Bildarchiv Nr. "GDV2014" alle Bilder aus dem Jahr 2014 die das Herkunftskürzel "GDV" im Dateinamen besitzen. Je vollständiger die Suchbegriffe sind, desto präziser ist das Suchergebnis.

Analoge Fotos, die älter als 1977 sind, können noch nicht über KLARA-Delos recherchiert werden.

Jüngere analoge Fotos (teilweise mit Digitalisat) haben eine drei- bzw. vierteilige Bildarchivnummer.

Dreiteilig:

• Herkunftskürzel BA=Bildarchiv, Jahr der Aufnahme=89, lfd. Nummer.
  (Beispiel: BA 89/10).
• Dreiteilige Bildarchivnummer im Suchfeld Bildarchiv Nr. eintragen. Wichtig ist, dass ein Leerzeichen nach dem Herkunftskürzel zu setzen ist. Zwischen dem Jahr der Aufnahme und der Bildnummer ist ein rechts geneigter Schrägstrich zu setzen.

Vierteilig:

• Herkunftskürzel BA=Bildarchiv , Jahr der Aufnahme=89, Filmnummer, Negativnummer.
  (Beispiel: BA 89/10/12)
• Vierteilige Bildarchivnummern werden in zwei Suchfelder eingegeben. Die ersten drei Teile im Suchfeld Bildarchiv Nr. und der letzte Teil (die Negativnummer) wird im Suchfeld Negativ Nr. eintragen.

Vielfach reicht die Eingabe eines Teiles der Nummer (angefangen mit dem Herkunftskürzel) aus, um die gewünschten Bilder zu finden.

Oft wurden in KLARA-Delos Datensätze von Kleinbildfilmen zusammengefasst. Wenn die Bilder der Negative 1 bis 15 ähnlich waren, wurde die laufende Nummer als Spanne mit Bindestrich angegeben (Beispiel: BA 89/10/1-15). Die Negativnummer 12 ist in diesem Fall nicht einzeln hinterlegt und die Suche danach würde zu keinem Ergebnis führen. Bei der Suche nach Kleinbildfilmen kann es sinnvoll sein, zunächst nur die dreiteilige Bildarchivnummer im Feld Bildarchiv Nr. einzugeben und sich dann die einzelnen Datensätze anzusehen.
Eine Zusammenfassung kann nach dem Schema BA 89/10/1,6,9 durchsucht werden.